23.12.2006
Special events и риски: откуда ждать беды. Часть III
|
|
|
Сегодняшним материалом мы заканчиваем серию статей, посвященную рискам, связанным с планированием и проведением специальных мероприятий. Темами данной статьи стали раздаточные материалы, аудитория и работа с ней, представители средств массовой информации на наших ивентах в контексте рисков, с которыми приходится сталкиваться любой компании, которая организует некий event-проект. Некоторые из потенциальных опасностей в упомянутых категориях могут показаться очевидными и даже легко устраняемыми, но, как показывает практика, множество специальных мероприятий сильно потеряли в результате как раз по причине описываемых рисков.
Перед тем, как начать, напомним, что в предыдущих материалах серии речь шла о рисках, связанных с:
- персоналом;
- площадками для проведения;
- выступающими персонами;
- различным оборудованием и использованием технических/технологических инноваций;
- работой с подрядчиками.
Также напомним, что в серии идет речь о рисках в целом, без привязки к каким-то определенным форматам специальных мероприятий.
Раздаточные материалы
Многие риски для наших special events, связанные с раздаточными материалами, тем или иным образом являются следствием недоработок на других стадиях проектов. К примеру, в прошлой статье серии мы изучали риски, которые появляются во время работы с подрядчиками. В качестве продолжения можно привести простой пример: ход нашего мероприятия зачастую самым прямым образом зависит от наличия/отсутствия раздаточных материалов, поэтому если типография не сдала в срок буклеты или что-то еще, что необходимо нам для полноценной работы в рамках проводимого ивента, то весь проект тут же оказывается под угрозой риска.
Однако есть риски и, условно говоря, автономные. Например, всегда велика опасность для нас разработать такие раздаточные материалы, которые не будут соответствовать аудитории мероприятия. Факторов тут огромное количество: актуальность имеющихся исследований, правильная оценка выбранных инструментов, исключение ошибок непосредственно на этапе производства раздаточных материалов. К примеру, довольно часто приходится сталкиваться на различных бизнес-мероприятиях с материалами, в которых содержится информация откровенно развлекательного характера, причем объем ее значительно превышает объем действительно полезной информации. Кроме того, говоря "соответствие/несоответствие" мы имеем в виду еще и необходимость придерживаться качественного уровня всех материалов на нашем мероприятии, который соответствует нашей аудитории. Иными словами, семинар для менеджеров и круглый стол для руководителей подразумевают различные минимальные требования к раздаточным материалам.
Аудитория
Когда речь заходит об аудитории и работе с ней, то многие event-специалисты сходятся во мнении, что здесь мы можем столкнуться с самыми непредсказуемыми рисками и опасностями для нашего проекта. Доля истины в этом утверждении, несомненно, есть, но если прислушаться к другой половине экспертов, то мы услышим мнение чуть более сдержанное: риски есть, но при грамотном подходе с ними вполне можно работать. Главное - не упускать контроль над ситуацией и постараться предусмотреть все или практически все еще на этапе планирования и подготовки к специальному мероприятию.
Если же сравнивать, например, special events развлекательного характера (праздники, премии и т.д.) и special events, ориентированные на бизнес, то выявить наиболее опасный формат вряд ли получится, хотя многие, скорее всего, скажут, что в первом случае проблем с аудиторией может быть гораздо больше, чем во втором. Логика понятна: на подобных мероприятиях, во-первых, собирается абсолютно разные посетители, а во-вторых - не последнюю роль играют алкогольные напитки. В результате контроль над ситуацией может быть утерян за считанные мгновения.
Однако примеров, когда нечто подобное происходило во время бизнес-мероприятий, наберется немало. В качестве иллюстрации приведу крайность, которая, к слову, не является редкостью в реальной жизни: после первого перерыва половина посетителей попросту разъезжается. Причин тому может быть сколько угодно: плохая работа выступающих персон, технические накладки или же неправильное определение целевой аудитории на этапе планирования. Но чаще всего такое (или нечто похожее) происходит, если мы, грубо говоря, обманули ожидания нашей аудитории. Очень часто организаторы специальных мероприятий в целях привлечения большего количества посетителей во время продвижения обещают одно, но уже в процессе ивента выясняется, что, на самом деле, аудитории предлагается совсем другое. И многие эксперты сходятся во мнении, что в этом как раз и кроется основной риск, связанный с работой с аудиторией во время проведения специальных мероприятий.
Средства массовой информации
Продолжая тему обманутых ожиданий, переходим к рискам, связанным со средствами массовой информации и их представителями на наших ивентах. Опять же нам не раз и не два приходилось сталкиваться с ситуациями, когда для создания ажиотажа вокруг проекта среди СМИ его организатор шел на довольно рискованные шаги, что в итоге все равно выливалось в отрицательный для него результат. Недавно в одном крупном городе нашей страны довольно известный ресторан оповестил все журналы, газеты и телеканалы о том, что на праздновании его дня рождения будет выступать Дима Билан. Однако уже на самом праздновании выяснилось, что вместо популярного артиста перед аудиторией выступит коллектив африканских барабанщиков. Разумеется, зрелище тоже достаточно интересное и эффектное, но эта рокировка не была понята ни посетителями, ни представителями средств массовой информации, которые в большинстве своем собрались именно ради Димы Билана.
Да, манипуляции с запланированным, по мнению многих event-специалистов, иногда допустимы, но главное тут - не перегнуть палку и придерживаться определенной границы, после которой начинается уже откровенная ложь. Подводя же итог настоящей серии материалов, стоит добавить, что во время планирования и проведения специальных мероприятий от рисков никуда не уйти, с ними нужно работать. В этом деле может оказаться здорово полезной консультация или сотрудничество с компанией, которая специализируется на special events, ибо профессионалам все риски уже давно известны, и, что важнее, они заранее знают решения для многих типичных проблем.
Анатолий Крысов
Источник: eventmarket.ru
